zwoo아빠 Blog

이번엔 앞서 소개한 GTD시스템을 효율적으로 활용하기 위한 툴을 소개합니다.


개인이 만들어서 배포하는 툴로 사용상 제약은 없습니다.



수집함에 들어온 일거리 들은 "처리"과정의 프로세스를 거치는데 친절하게 흐름도를 제시하고 있습니다.

다음행동의 경우 GTD저자가 추천한 "전화", "사무실" 등의 환경을 분류하도록 하고 있습니다.


프로그램 자체가 GTD시스템을 기반으로 만들어져있어 처음 GTD를 활용하고자 하시는 분들에게는 아주 좋은 프로그램 입니다.







먼저 구글메일로 가셔서 환경설정>실험실로 가신 후 아래 두가지 서비스를 활성화 시킵니다.


구글메일에서 GTD시스템에서 처리 및 정리를 통해 분류될 수 있는 항목들을 모두 라벨로 만들어 둡니다.

환경설정>라벨 로 가셔서 처리과정에서 생성할 수 있는 "다음행동", "대기리스트", "언젠가/어쩌면", "참고자료" 라벨을 만들고 현재 진행중인 프로젝트가 있다면 프로젝트도 만들면 좋습니다.





이제 구글메일의 메인화면으로 가면 앞서 만들어둔 편지함대로 분류된 모습을 볼 수 있습니다.








그리고 정리단계에서 일을 처리해아할 스케쥴이 나온다면 구글캘린더에 일정을 기록해두면 됩니다.





3. 구글노트북 활용


먼저 "수집함", "다음행동" , "대기리스트", "언젠가/어쩌면", "참고자료" 를 위한 노트를 만듭니다.





저는 GTD저자가 추천한 "전화", "사무실" 등의 환경을 분류를 사용하고 있습니다.

마지막으로 최종적으로 시간이 정해진 일정은 구글캘린더에 기록하여 일처리를 해주시면 됩니다.








구글이 한국에서도 좋은 서비스 하나를 말아먹는군요;;

오늘 소개할 내용은 효율적인 일처리를 위한 방법론인 GTD(Getting Things Done)에 대한 소개입니다.










그럼 GTD에서 주장하는 단순한 일 처리 시스템은 무엇일까요?

GTD의 일처리 시스템은 5단계로 나누어져있습니다.

• 공적이든 사적이든 가리지말고 일단 수집해라
• 주간 단위로 끊임없이 일을 수집해라
• 수집함의 갯수는 최소화 하라
• 언제든지 일을 수집할 수 있는 환경을 만들어라

수집함의 갯수는 적을수록 좋다고 했기 때문에 물리적인 서류처리를 위한 서류함, 항상 가지고 다니는 수첩, 이메일 정도로 유지하면 좋을 것 같습니다.




파란색 단계가 "처리" 단계에서 판단해야할 항목입니다.


일단 Inbox에 수집된 일들은 한번에 하나씩 꺼내서 "처리"합니다.
- 실행가능한가?

수집된 일이 내가 어떤 행동을 취해야하는지 판단하는 질문입니다.

• 휴지통(Trash) : 나랑 상관없는 일이니 과감히 버립니다.
• 언젠가/어쩌면(Someday/Maybe) : 지금 당장은 아니고 나중에 해야할지도 모르는 일
• 참고자료(Reference) : 뭔가 해야할 일이 아닌 그냥 참고만 하면 되는 내용

이단계는 GTD에서 가장 중요한 핵심이라고 할 수 있습니다.





이렇게 내가 어떤 행동을 해야하는지 생각해보고 여러단계의 작업을 거쳐야 한다면 프로젝트를 수립하고, 단순한 작업이라면 다음단계로 진행하면 됩니다.

예를들어서 "이사하기" 이라는 일을 처리할 경우, 이사를 위해서는 이사일정, 이사업체선정, 행정신고 등등 여러가지 추가적인 "일" 들이 발생을 합니다.




다음 행동이 2분내로 처리가 가능하다면 그냥 바로 처리(Do it)해버리면 됩니다.

• 불필요한 잡무 제거(삭제)
• 당장 처리할 필요가 없는 일들을 파일링(언젠가/어쩌면 혹은 참고자료)
• 2분내에 처리 가능한 일은 처리 완료
• 다른사람에 부탁할 일은 위임하고 대기 리스트에 등록
• 즉시처리하기 어려운 일들은 달력이나 다음행동 리스트에 등록
• 2개 이상의 "일"이 필요한 경우 프로젝트로 분류

분류된 "행동"들을 정리하는 단계입니다.

• 프로젝트 리스트
• 다음행동 리스트
• 달력
• 대기 리스트
• 언젠가/어쩌면 리스트
• 참고자료

- 프로젝트

• 프로젝트 안의 또다른 프로젝트가 있을 경우 서브 프로젝트 리스트 작성
• 프로젝트와 관련된 참고자료 정리
• 프로젝트안에 있는 수 많은 "일"에 대한 처리(전화하기, 작업 등)

• 개인적인 프로젝트 와 업무적인 프로젝트
• 내가 진행하는 프로젝트 와 다른 사람이 진행하는 프로젝트
• 기타

다음행동 리스트나 달력에 있는 "행동"들을 구체적으로 정의합니다.

• 전화(Call) - 누군가에게 연락하는 경우
• 컴퓨터(At Computer) - PC로 처리하는 경우
• 심부름(Errand) - 물건사오기와 같이 이동을해야하는 경우
• 사무실(At Office) - 사무실에서 처리하는 경우
• 회의(Agenda) - 누군가와 미팅이나 논의가 필요한 경우
• 읽기/검토(Read/Review) - 읽기나 검토가 필요한 경우

지금 당장은 아니지만 언젠가는 해야할지도 모른다고 생각하여 분류된 "행동"들입니다.

• 언젠가/어쩌면 리스트 기록 유지
• 당분간 연기된 프로젝트 리스트나 다음행동 리스트들을 언젠가/어쩌면 리스트로 이동
• 특정 날짜에 해당하는 언젠가/어쩌면 행동들은 달력으로 이동

• 책상에 앉았을때 손에 닿는 위치에 있어야 한다
• 1분안에 원하는 자료를 보거나 인쇄할 수 있어야 한다
• 종이의 경우 폴더에 보관하며 라벨은 폴더에 붙인다.
• 가능은 가,나,다 순으로 정리한다
• 특정 주제의 파일이 많은 경우 별도 공간에 보관한다
• 최소 1년에 한번은 파일링 시스템을 새롭게 업데이트 한다

"처리"의 단계에서 "일"을 큰분류로 대강 분류를 했다면 "정리"의 단계에서는 분류된 "일"을 구체적인 행동으로 다시 분류하면 과정이라고 보시면 될 것 같습니다.

• 먼저 달력(Calendar)를 검토한다.
  스케쥴을 확인하고 사전준비사항을 체크합니다.
  
  
• 다음으로 다음행동 리스트를 검토한다.
  내가 가장 먼저처리할 수 있는 일들이 무엇인가를 검토합니다.
  현재 내가 이동중이라면 "심부름"이라는 세부항목에 있는 "행동"이 있는지 보고 처리할 수 있으면 처리하는게 좋을 것입니다.
  혹은 내가 사무실에 있다면 "사무실" 항목에 있는 "행동"을 하면 되는 것입니다.
  
  
• 마지막으로 시간적 여유가 된다면 프로젝트 리스트, 언젠가/어쩌면 리스트를 확인합니다.
  

어떤 "행동"을 할때는 관련된 세부항목을 항상 체크하고 함께 처리할 수 있으면 처리하는 것이 좋습니다. 그리고 가능하다면 별도의 시간을 할애하여 "주간 검토"를 권장하고 있습니다.


저자는 "검토" 작업은 "내가 하고 있는 일에 대해서 심리적으로 안심될때까지.." 검토를 하라고 합니다. GTD시스템을 업데이트하여 내가 "일"에 대해 완전한 통제권을 가지고 있다고 한다면 얼마나 자주하든 상관없다는 뜻입니다.

1. Context(상황)
2. Time Available(주어진 시간)
3. Energy Available(체력)
4. 중요도(Priority)

"일"을 할때는 현재 자신이 처한 상황(시간 및 체력 포함)을 고려해서 "행동"하면 됩니다.

앞서 "정리"단계에서 세분화된 분류를 통해 내가 처한 상황에 최적화된 "행동"들을 쉽게 파악할 수 있을것입니다.

• 사전 정의된 일처리(Doing predefined work)
• 일이 나타나는 순간 바로 처리(Doing work as it shows up)
• 새로운 일 정의하기(Defining your work)
  

대부분 예외적인 상황을 만나면 GTD시스템에 의해 "처리" 나 "정리"과정을 생략한체 바로 행동을 하려는 경향이 있다고 합니다.


따라서 저자는 언제나 수집-처리-정리의 과정을 거쳐서 일을 처리할 것을 권고하고 있습니다.

GTD는 내게 주어진 "일"들을 어떻게 하면 효율적으로 처리할 수 있을까에 대한 방법론을 제시합니다.