GTD시스템에 활용하기 좋은 툴 소개

이번엔 앞서 소개한 GTD시스템을 효율적으로 활용하기 위한 툴을 소개합니다.

1. LifeManager

개인이 만들어서 배포하는 툴로 사용상 제약은 없습니다.

이 프로그램은 GTD시스템에 매우 충실하게 만들어져 있습니다.

처음 일거리들은 "수집함" 탭으로 가서 일거리들이 들어오는데로 담아두시면 됩니다.

수집함에 들어온 일거리 들은 "처리"과정의 프로세스를 거치는데 친절하게 흐름도를 제시하고 있습니다.

다음행동의 경우 GTD저자가 추천한 "전화", "사무실" 등의 환경을 분류하도록 하고 있습니다.

그리고 달력기능을 포함하고 있으며, 검색기능을 포함하고 있어 참고자료를 찾는데도 유용합니다.

프로그램 자체가 GTD시스템을 기반으로 만들어져있어 처음 GTD를 활용하고자 하시는 분들에게는 아주 좋은 프로그램 입니다.

다만 한가지 아쉬운점은 프로그램을 구동하여 관리하다보니 이 LifeManager가 설치된 PC에서만 GTD시스템을 활용할 수 있다는 단점이 있습니다.

물론 홈페이지에는 USB에 담아서 다닐수 있도록 포터블 버전을 배포하고 있기 때문에..

USB메모리를 활용하신다면 장소에 대한 제약은 조금이나마 덜 수 있습니다.

2. 구글메일 + 구글캘린더

다음은 구글메일과 구글캘린더를 활용하는 방법입니다.

구글메일은 여러개의 편지함과 라벨기능을 제공하므로 이것을 활용하면 훌륭한 GTD시스템 툴로 사용이 가능합니다.

먼저 구글메일로 가셔서 환경설정>실험실로 가신 후 아래 두가지 서비스를 활성화 시킵니다.

구글메일에서 GTD시스템에서 처리 및 정리를 통해 분류될 수 있는 항목들을 모두 라벨로 만들어 둡니다.

환경설정>라벨 로 가셔서 처리과정에서 생성할 수 있는 "다음행동", "대기리스트", "언젠가/어쩌면", "참고자료" 라벨을 만들고 현재 진행중인 프로젝트가 있다면 프로젝트도 만들면 좋습니다.

위 화면은 제가 만들어둔 라벨들 입니다.

붉은색 네모박스 부분이 GTD시스템의 "처리" 과정에 의해 분류될 수 있는 라벨들이고, 파란색 네모박스 부분이 현재 진행중인 프로젝트들 입니다.

그리고 여러개의 편지함을 만들었으니 "다음행동" , "대기리스트", "언젠가/어쩌면", "참고자료"을 일목요연하게 볼수 있도록 분류함을 만들어 줍니다.

환경설정>여러 받은편지함 으로 이동하셔서 각각의 편지함을 아래와 같이 분류합니다.

이제 구글메일의 메인화면으로 가면 앞서 만들어둔 편지함대로 분류된 모습을 볼 수 있습니다.

먼저 일거리가 처름 들어오면 "받은편지함"인 INBOX로 들어오게 됩니다.

꼭 메일로 오는 일거리가 아니더라도, 내게 주어진 일거리를 자기자신에게 메일을 보내는 형식으로 일거리들을 메일형태로 수집합니다.

위 화면에서 보낸이가 "나"로 되어있는 일거리들이 그 예가 되겠지요.. ^^

이렇게 일거리들은 메일형태로 받은편지함으로 쌓이는데 GTD시스템의 "수집함"이 이라고 생각하시면 됩니다.

그리고 각각의 메일들을 확인하여 "다음행동" , "대기리스트", "언젠가/어쩌면", "참고자료"등의 라벨을 붙여줍니다.

또한 해당 일거리가 진행중인 프로젝트와 관련이 있다면 프로젝트 관련 라벨도 붙여주면 되겠지요.. ^^

그리고 정리단계에서 일을 처리해아할 스케쥴이 나온다면 구글캘린더에 일정을 기록해두면 됩니다.

구글캘린더는 SMS문자메시지로 알림기능(무료)이 있으므로 일정확인하기가 매우 쉽습니다.

구글메일과 구글캘린더의 조합은 인터넷만 되는 환경이라면 언제어디서든 GTD시스템을 이용할 수 있다는 장점이 있습니다.

특히 요즘 많이들 사용하시는 스마트폰을 활용하신다면 정말 유용하겠지요? ^^

한가지 단점은 구글메일을 활용하는 경우 메일의 내용을 수정할 수 없으니 수집한 일거리들이나 처리한 일거리들에게 코멘트를 달 수 없다는 점이 단점입니다.

3. 구글노트북 활용

앞서 구글메일+구글캘린더 조합에서 구글메일 대신 구글노트북을 활용하는 방법입니다.

먼저 "수집함", "다음행동" , "대기리스트", "언젠가/어쩌면", "참고자료" 를 위한 노트를 만듭니다.

저는 추가적으로 완료된 일거리를 모아두는 노트와 하루하루 일지를 기록할 수 있는 노트를 추가로 만들었습니다.

그리고 "라벨" 기능을 이용해서 프로젝트를 관리해주시면 됩니다.

그리고 "다음행동"의 경우 상황에 따른 추가 분류는 노트의 "섹션" 기능을 활용해주시면 됩니다.

저는 GTD저자가 추천한 "전화", "사무실" 등의 환경을 분류를 사용하고 있습니다.

마지막으로 최종적으로 시간이 정해진 일정은 구글캘린더에 기록하여 일처리를 해주시면 됩니다.

구글노트북 역시 스마트폰등을 활용해서 언제 어디서나 활용가능한 장점도 있고, 구글메일에서 할 수 없었던 일거리에 대한 코멘트달기 등을 할 수 있습니다.

다만.. 구글노트북은 구글이 2009년 1월 서비스 중단을 선언한 서비스 입니다.

하지만 어찌된것인지.. 구글코리아에서는 여전히 구글노트북의 신규가입을 차단하지는 않고 있네요..

이상으로 GTD시스템으로 활용하기 좋은 툴 소개를 마치겠습니다.

추천한 툴이외에도 다른 좋은 툴이 많이 있을것입니다.

각자가 처한 환경이 다르니 자신에게 맞는 최적의 툴을 선택하시면 됩니다.

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글과는 관련없는 내용인데..

몇일전 구글이 텍스트큐브 서비스 중단을 공지했습니다..

정확히 말하면 구글이 서비스하는 블로거라는 서비스와 통합을 하겠다는 공지였지만.. 뭐.. 결국 그말이 그말인것이지요;;

티스토리에서 넘어와 텍스트큐브에 정착한지 1년이 조금 더 지나면서 큰 불만없이 잘 사용하고 있었는데..

이제 또 어디로 가야하나 막막하네요;;

다시 티스토리로 가야할지.. 아니면 그냥 블로거와 통합되어야할지..

구글에서는 아직 정확한 일정이나 블로거와의 통합방법등에 대한 추가공지가 없는 상황이라 일단을 그냥 지켜보려고 합니다..

구글이 한국에서도 좋은 서비스 하나를 말아먹는군요;;